Đối với các doanh nghiệp thì việc xây dựng quy trình làm việc của công ty là điều hết sức cần thiết. Nhưng, một số công ty còn gặp vấn đề và tốn thời gian trong việc xây dựng quá trình này. Thế nên, bài viết dưới đây sẽ sẻ chia đến bạn các bước để xây dựng, quản lý hiệu quả quy trình làm việc của công ty. Hãy cùng theo dõi nhé!
Mục Lục
Quy trình làm việc của công ty là gì?
Quy trình làm việc được hiểu là Lịch trình chỉ dẫn thực hiện các bước công việc theo một chuẩn mực được đặt ra để đạt được những hy vọng, mục tiêu của công việc. Ngoài ra, quá trình làm việc có thể sẽ được thay đổi, bổ sung và sửa đổi và cải thiện theo từng giai đoạn để cho nó phù hợp với những yêu cầu và công việc mới.
Phụ thuộc vào từng công dụng & nhiệm vụ mà quy trình làm việc có thể được chia làm 4 nhóm: quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp, quá trình quản lý khách hàng, quy trình quản lý đổi mới & quy trình xã hội, điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.
Quy trình làm việc của công ty?
Tầm thiết yếu của việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả
Bất kỳ doanh nghiệp nào đang hoạt động trên thị trường vào thời điểm hiện tại đều mong muốn được sở hữu một quá trình khoa học & hiệu quả. Do đó, họ luôn sẵn sàng bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để thuê chuyên gia xây dựng bởi quá trình này nắm giữ một vai trò vô cùng quan trọng giúp mang lại các ích lợi cụ thể cho doanh nghiệp.
Giúp xây dựng mục đích cụ thể
Đội ngũ doanh nghiệp gồm ban quản lý cấp trung, nhân sự cấp cao hay đội ngũ nhiều những nhân viên chỉ xác định được rõ ràng vai trò & mục tiêu chung của cá nhân cũng giống như của công ty khi họ áp dụng một quy trình khoa học. Việc này có thể thấy xây dựng được một quá trình tối ưu & tốt nhất sẽ giúp doanh nghiệp xác định được mục tiêu mà không bị mất phương hướng trong quá trình khai triển & quản lý nhiệm vụ quan trọng của mình.
Tầm thiết yếu của việc xây dựng quá trình làm việc hiệu quả
Tăng năng suất làm việc của nhân viên
Với một quy trình làm việc sáng chế và khoa học, đội ngũ nhân viên sẽ tập trung phát triển kỹ năng quản lý công việc tốt nhất. từ đó, năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên sẽ được hoàn thiện 1 cách đáng kể trong một khoảng thời gian nhanh nhất.
Phân chia công việc hợp lý
Xác định được 1 cách đa dạng & chuẩn xác nhất khối lượng công việc mà doanh nghiệp cần phải thực hiện theo thời gian rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phân chia công việc cho từng cá nhân, từng đội nhóm hay từng phòng ban một cách hợp lý.
Bên cạnh đấy, từ việc phân chia công việc trong quá trình làm việc sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ hiệu quả thực hiện công việc của cá nhân viên.
Giám sát hiệu năng công việc
Hiệu năng công việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quan trọng của cá nhân hay đội nhóm bao gồm hai tiêu chí nhận định đấy là tiến độ và kết quả. Mặc dù tiến độ của dự án được xảy ra theo đúng kế hoạch thế nhưng nó vẫn cần có sự tham gia của quá trình bài bản. Điều này sẽ giúp công ty có thể làm chủ được một cách rõ ràng nhất tiến độ mà đội ngũ nhân viên, đội nhóm hay phòng ban hoàn thành công việc.
Giám sát hiệu quả công việc
Đơn giản ứng phó với thay đổi
Với năng lực giám sát quá trình làm việc của từng bộ phận cũng như toàn thể công ty mọi lúc mọi nơi, nhà lãnh đạo công ty nhanh chóng xác định được các vấn đề hay những sai lầm trong suốt chặng đường hoàn thành dự án.
Từ đấy công ty nói ra được các giải pháp điều chỉnh đúng lúc để tránh được những sai lầm cũng như tổn thất nghiêm trọng. Việc triển khai dự án theo đúng kế hoạch và không gặp sai phạm sẽ giúp nâng cao tỷ lệ thành công và những nhận định tích cực cho công ty.
Chỉ dẫn xây dựng quá trình làm việc
Xác định rõ mục tiêu
Trước khi xác định được mục đích của quy trình, công việc trước tiên doanh nghiệp cần thực hiện chính là xác định được nhu cầu công việc. Các nhu cầu đó có thể là áp dụng tiêu chuẩn mới, nâng cấp hệ thống, tái cấu trúc doanh nghiệp hay là chủ ý của ban lãnh đạo.
Sau đấy, doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu cũng giống như phạm vi của quá trình. Vấn đề này sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định được chính xác các bước, một số phương pháp kiểm soát, thời gian thực hiện và tần suất thực hiện công việc hợp lý.
Phân tích các bước trong quy trình
Tuỳ thuộc vào bản chất của công việc mà doanh nghiệp có thể xác định được các bước phù hợp cần đưa vào trong quá trình. Cho dù không có một con số quy chuẩn nào về số bước phải có trong quy trình thế nhưng bạn cần biết rõ một quá trình không nên có quá nhiều bước.
Các bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả
Bởi khi có khá nhiều bước trong một quá trình, doanh nghiệp sẽ không bao giờ kiểm soát khắn khít được các bước thực hiện đó và sẽ dẫn đến những rắc rối khó xử lý. Để phân tích các bước trong quá trình làm việc, hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường áp dụng mô hình 5W-1H bao gồm:
- What: Nội dung công việc.
- Why: Mục đích & yêu cầu công việc.
- When: Thời gian thực hiện, bắt đầu và kết thúc công việc.
- Where: Địa điểm thực hiện công việc.
- Who: Người thực hiện công việc.
- How: Phương pháp thực hiện công việc.
Xác định người thực hiện công việc
Bạn phải xác định mỗi bước công việc do bộ phận hay cá nhân nào thực hiện:
- Người thực hiện công việc có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng hay không?
- Nếu như có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn: người thực hiện chính, người thực hiện phụ hay người hỗ trợ.
Kiểm tra, làm chủ quá trình làm việc
Trong quá trình xây dựng quá trình làm việc, các nhà quản trị cần xác định những phương pháp để kiểm tra, kiểm soát tất cả quy trình thực hiện. Nhờ đó có thể đảm bảo nhận xét đúng mức độ tối ưu và công bố những thay đổi, cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.
Công việc kiểm soát được thực hiện nghiêm túc thông qua các yếu tố sau:
- Đơn vị đo lường các công việc.
- Công dụng cụ & phương pháp đo lường.
- Các điểm làm chủ & điểm kiểm soát trọng yếu.
Các yếu tố cần quan tâm đối với xác định phương pháp kiểm tra bao gồm:
- Các bước cần thực hiện trong phương pháp kiểm tra.
- Người được thực hiện việc kiểm tra.
- Số lần lặp lại kiểm tra.
- Các điểm trọng yếu cần được kiểm tra.
Luôn đo lường, làm chủ quá trình làm việc
Xem thêm: Những mẹo trả lời phỏng vấn xin việc khéo léo giúp bạn tự tin hơn
Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.
– Mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có làm đúng theo chuẩn mực đề ra hay không?
– Pre – test. đây chính là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trong nhất của phương pháp thử nghiệm.
– Test trong lúc thực hiện.
– Đo lường tính khả thi của quy trình
Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.
Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, tài liệu hướng dẫn, điểm kiếm soát, người kiểm tra, dòng thiết bị dùng, số lần lặp lại, hồ sơ…
Cải thiện phần khái niệm, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo
– Định nghĩa: trình bày ý nghĩa các định nghĩa trong quá trình, diễn giải các từ được viết tắt.
– Biễu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số???
Xem thêm: Những lưu ý khi mở công ty mà các doanh nghiệp mới cần biết
Kết
Trên đây chính là những thông tin hữu ích về quy trình làm việc mà dangkycongty.vn ước muốn sẻ chia đến bạn. Hy vọng độc giả sẽ hiểu cách xây dựng & quản lý quy trình làm việc của công ty mà không phải tốn nhiều thời gian. cảm ơn vì đã tìm hiểu bài viết này!
Nhật Minh-Tổng hợp và bổ sung
Nguồn tham khảo: (fastdo.vn, fsivietnam.com.vn, doceye.vn, bizfly.vn)
