Sau khi có kết quả của buổi phỏng vấn, nếu ứng viên không đạt, doanh nghiệp cũng nên gửi thư từ chối ứng viên, như vậy sẽ chuyên nghiệp hơn.
Mục Lục
Vì sao bạn cần gửi thư từ chối ứng viên?
Nếu ứng viên đã dành thời gian để tìm hiểu thông tin và tham gia phỏng vấn thì theo phép lịch sự thông thường, bạn nên nói với họ rằng doanh nghiệp của bạn đã quyết định chọn một ứng viên khác.
Mặt khác, không nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng là nguyên nhân khiến ứng viên cảm thấy khó chịu. Hầu hết các ứng viên đều hào hứng với các cơ hội việc làm và muốn biết khi nào sẽ nhận được kết quả ứng tuyển để họ có thể tiếp tục tìm kiếm một công việc khác.
Hơn nữa, việc không gửi thư từ chối đến ứng viên có thể tác động tiêu cực đến thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn và nỗ lực tuyển dụng nói chung.
Đa số các ứng viên tìm việc đều chia sẻ kinh nghiệm ứng tuyển tiêu cực của họ trên các mạng xã hội hoặc diễn đàn nghề nghiệp hay với những người họ quen biết.
Điều này sẽ khiến các ứng viên khác, đặc biệt là các tài năng e dè khi nộp hồ sơ tìm việc vào công ty bạn trong tương lai.
Mẹo cần biết khi viết thư từ chối ứng viên
Cá nhân hóa
Để đảm bảo các ứng viên cảm thấy bạn đã dành thời gian để liên lạc với họ, hãy luôn cá nhân hóa thư từ chối của bạn.
Bạn có thể làm điều này bằng cách nhắc đến ứng viên bằng tên của họ và xác định rõ vị trí mà họ ứng tuyển. Hãy cung cấp phản hồi ngắn gọn về việc ứng tuyển hoặc cuộc phỏng vấn của họ.
Cảm ơn ứng viên và đi thẳng vào vấn đề
Cảm ơn các ứng viên đã quan tâm đến công ty của bạn cho thấy rằng bạn đánh giá cao thời gian họ đã dành cho việc ứng tuyển.
Tuy nhiên, bạn không nên vòng vo về quyết định từ chối hồ sơ của họ. Mặc dù vậy, hãy cố gắng lịch sự. Chẳng hạn, dòng đầu tiên của thư từ chối ứng viên bạn có thể nói: Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí Lập trình viên cao cấp. Rất tiếc là chúng tôi đã không chọn bạn tại thời điểm này.
Đưa ra phản hồi, nhưng đừng quá nhiều
Bạn có thể thêm giá trị vào thư từ chối ứng viên bằng cách đưa vào các phản hồi mang tính xây dựng. Điều này có thể cho ứng viên thấy rằng bạn đã nghiêm túc với họ và thậm chí giúp họ tìm được việc, từ đó cải thiện ấn tượng của họ về công ty. Không bắt buộc bạn phải cung cấp phản hồi chuyên sâu vì điều này sẽ rất tốn thời gian. Thay vào đó, chỉ tập trung vào một hoặc hai điểm chính.
Gửi lời chúc
Để kết thúc thư từ chối ứng viên, hãy cảm ơn họ một lần nữa và chúc họ may mắn khi tìm kiếm một cơ hội việc làm khác. Điều này sẽ giúp để lại ấn tượng lâu dài về công ty của bạn.
Bạn thậm chí có thể nhờ họ cung cấp phản hồi về trải nghiệm tìm việc của họ, điều này có thể giúp công ty của bạn cải thiện quy trình tuyển dụng trong tương lai.
Luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi
Trước khi gửi thư từ chối ứng viên, hãy chắc chắn rằng thư được viết rõ ràng và không có lỗi đánh máy hay chính tả. Điều này, một lần nữa cho thấy rằng bạn tôn trọng ứng viên cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
Đọc thêm: Bật mí về cách viết CV ấn tượng, thu hút nhà tuyển dụng
Mẫu thư
Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty]
[Tên_ứng_viên] thân mến,
Trước hết, chúng tôi chân thành cám ơn bạn đã dành thời gian quan tâm đến [Tên_công_ty]. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí [Tên_vị_trí] bởi ở thời điểm này chúng tôi nhận thấy [lí do từ chối].
[Bạn có thể tùy chỉnh vào đoạn này những góp ý của bạn về quá trình ứng tuyển đối với những ứng viên mà bạn có thể cân nhắc trong tương lai:] Thực sự chúng tôi cũng rất ấn tượng với kĩ năng và các thành tích mà bạn đã đạt được [Tốt nhất nên chi tiết thêm về những điểm ở ứng viên khiến bạn chú ý.] Chính vì vậy chúng tôi tin rằng bạn có thể phù hợp với công ty chúng tôi cho những vị trí trong tương lai, và chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay khi có cơ hội.
Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ kí]
Lời kết
Hy vọng rằng những mẫu thư từ chối ứng viên của chúng tôi sẽ giúp ích được cho bạn trong công việc. Hãy là nhà tuyển dụng thông minh nhất để đưa công ty của mình phát triển cao hơn.
My My – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: careerlink.vn, insider.tophr.vn, hr.jobnow.com.vn…)
