Khi gặp những khó khăn thì các kỹ năng sẽ giúp bạn rất nhiều. Việc trang bị những kỹ năng cho bản thân không chỉ giải quyết các vấn đề bạn gặp mà còn giúp bạn tự tin hơn rất nhiều. Nhưng có được những kỹ năng đó cần một quá trình không đơn giản. Vì vậy để giúp bạn dễ dàng hơn thì hôm nay dangkycongty sẽ tổng hợp những bí quyết quản lý thời gian nhé.
Mục Lục
Kỹ năng quản lý thời gian
Quản trị thời gian hay cụ thể hơn đấy là việc đưa ra những chọn lựa. Lựa chọn đúng đắn mang lại kết quả cao hơn và trái lại Lựa chọn sai lầm khiến bạn vừa mất thời gian lại vừa tốn công tốn sức.
Biến thành một nhà quản lý thời gian giỏi sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn biết sử dụng các quy trình được thiết kế cẩn thận giúp bạn phân bổ và đưa ra những quyết định quản lý thời gian hiệu quả hơn. Thói quen của mỗi một cá nhân như danh sách việc phải làm, ưu tiên và xây dựng kế hoạch công việc được họ tự đúc kết ra. Khi mà bạn tích hợp những thói quen này vào thành một hệ thống bạn có thể thấy được những mục đích thực sự vượt trội.
Những bí quyết quản lý thời gian thành công mà bạn nên biết
Tìm ra khung “giờ vàng” của chính mình
Mỗi người sẽ có một khung thời gian làm việc có kết quả tốt hơn hẳn các khung giờ khác. Có người tập trung tuyệt vời nhất vào buổi sáng, có người là tầm 3-4 giờ chiều; lại có người thấy mình tỉnh táo nhất khi thực hiện công việc vào giờ ăn trưa trong văn phòng yên tĩnh. Hãy quan sát hiệu quả thực hiện công việc của chính mình vào từng khung giờ không giống nhau trong ngày để tìm ra “giờ vàng” của mình. Sau đấy bạn hãy cố gắng phân bổ làm những việc cần sự tập trung, sáng suốt, sáng tạo nhất vào khung giờ này.
Xem thêm: Tổng hợp những câu hỏi về hồ sơ xin việc bệnh viện công
Đừng thực hiện công việc của người khác
Có phải bạn có thói quen ăn cơm nhà vác tù và hàng tổng vì tâm lý ‘anh hùng’? Làm việc đáng nhẽ ra thuộc phạm vi vai trò của người khác lấy đi rất nhiều thời gian của bạn trong khi mà bạn còn đang ngập đầu ngập cổ với đống công việc của mình. Thay vì vậy bí quyết quản lý thời gian là hãy chăm chú vào dự án và mục tiêu của bạn, học cách uỷ thác hoạt động đạt kết quả tốt, và chỉ dạy cho người khác cách thực hiện công việc của họ.
Đặt lịch trả lời email
Việc trả lời email ngay tức khắc không chỉ khiến bạn không tập trung được làm các bản báo cáo, nghĩ ý tưởng. Mỗi ngày làm việc, bạn chỉ nên kiểm duyệt và giải đáp email khoảng 4-6 lần. Chúng ta có thể đặt ra thời gian giải đáp mail cố định (9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều) hoặc giải đáp email mỗi hai tiếng một lần. Một khi bạn giải quyết xong các mail đấy, hãy thoát khỏi hộp thư để không bị email mới làm phiền trong quá trình tập trung làm các việc khác. Nếu như cộng sự hay đối tác có việc gấp cần sự giúp đỡ của chúng ta thì họ sẽ nhắn tin, gọi điện thoại ngay thôi.
Mang theo sổ thực hiện công việc
Bạn không thể biết là khi nào thì bạn chợt nảy ra những ý tưởng thông minh hay trở nên thông minh kiệt suất. Mang theo một cuốn sổ nhỏ theo mình để chúng ta có thể ngay lập tức ghi lại những idea của mình. Nếu phải đợi mãi sau mới ghi lại thì bạn có thể không thể nhớ hết được. Hoặc bạn cũng có thể mang theo một máy ghi âm kỹ thuật số
Lựa chọn nguồn cảm hứng khi “bí” ý tưởng
Một nghiên cứu đã chỉ ra bí quyết quản lý thời gian rằng, cứ mỗi 52 phút tập trung thì bạn nên nghỉ ngơi khoảng 17 phút. Tất nhiên, trong thực tế thì chẳng phải ai cũng có thể thảnh thơi và tự do như vậy, nhưng bạn vẫn nên sắp xếp để xả hơi một quãng ngắn sau khi coi như hoàn tất một phần nhỏ hoạt động. Cơ thể và trí não chúng ta giống như một cái máy, nếu bạn cứ thực hiện công việc hoài hoài không ngơi nghỉ thì sẽ giảm khả năng làm việc.
Khi cảm nhận thấy đầu óc trống trơn, thay vì ép bản thân phải tiếp tục, bạn nên dành 10 đến 15 phút nghe nhạc thư giãn, đọc vài trang sách, hoặc lên YouTube tìm kiếm các clip về đề tài ảnh hưởng đến công việc hoặc sở thích để tìm cảm hứng. Những giây phút nghỉ ngơi này sẽ kích thích trí thông minh của bạn, làm tăng đạt kết quả tốt hoạt động.
Nhận định những thói quen xấu
Lập một danh sách những thói quen xấu đang ăn cắp thời gian của chúng ta, làm hỏng mục tiêu của chúng ta, và ngăn cản bạn đến với thành công. Sau khi bạn lập ra danh sách thì bí quyết quản lý thời gian là hãy thực hiện công việc với từng thói quen một và loại bỏ chúng ra khỏi cuộc sống của bạn một cách có bộ máy. Nhớ rằng cách dễ nhất để bỏ những thói quen xấu là thay thế nó bằng một thói quen tốt hơn.
Thực hiện những việc quan trọng nhất vào buổi sáng
Buổi sáng thường là khi chúng ta nhiều năng lượng nhất, đầu óc minh mẫn nhất, tinh thần sảng khoái nhất, nên bí quyết quản lý thời gian là hãy dành những giờ trước tiên trong ngày để hoàn thành các công việc quan trọng nhằm đạt kết quả tốt nhất. Các công việc bạn nên làm vào buổi sáng là phân bổ các cuộc họp tranh luận ý tưởng với đồng nghiệp, thương thuyết hay thỏa thuận với đối tác, lên ngân sách dự trù cho dự án sắp tới…
Đặt ưu tiên cho danh sách của bạn
Đặt ưu tiên cho danh sách việc phải làm giúp cho bạn tập trung và dành nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự nhấn mạnh với bạn. Dựa vào cấp độ ưu tiên cho mỗi việc bạn sẽ biết sắp xếp thời gian sao cho hợp lý để hoàn thành các vai trò, từ những việc có ưu tiên tối đa đến những việc ít ưu tiên hơn.
Sắp xếp gọn gàng góc làm việc
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra bí quyết quản lý thời gian rằng thực hiện công việc bề bộn sẽ dễ làm cho chúng ta xao nhãng, mất tập trung. Và khi không tập trung được thì chúng ta sẽ tiêu hao nhiều thời gian hơn để hoàn thành một công việc, hoặc trở nên xấu hơn hơn là con người sẽ không thể làm xong việc. Vì điều đó, hãy xắn tay áo lên và sắp xếp lại góc làm việc của bạn. Dọn dẹp các ngăn kéo, coi món đồ hay giấy tờ nào không thiết yếu thì huỷ đi. Phân loại các tập hồ sơ và cất gọn vào tủ. Dọn trống mặt bàn và thanh lý ngay những món đồ trang trí rườm rà không cần thiết.
Liên tục cải thiện bản thân
Dành thời gian trong thời gian biểu của chúng ta để học những thứ mới và phát triển năng khiếu là bí quyết quản lý thời gian của chúng ta. VD chúng ta có thể tham gia một lớp học, một chương trình đào tạo, hoặc đọc một cuốn sách. Liên tục cải thiện kiến thức và kỹ năng sẽ làm tăng chất lượng của bạn và giúp cho bạn phát triển sự nghiệp, và là con đường đáng tin nhất để độc lập về tài chính.
Xem thêm: Xin việc không được gọi phỏng vấn nguyên nhân do đâu
Lời kết
Cảm ơn bạn đã xem qua bài viết về bí quyết quản lý thời gian ở trên đây. Với những thông tin mình chia sẻ thì hy vọng phần nào sẽ giúp đỡ cho bạn vượt qua những khó khăn và thắc mắc của bản thân nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong cuộc sống.
Lộc Nguyên – Tổng hợp & chỉnh sửa
(Tham khảo: prudential.com.vn, ybox.vn, …)
